Dette handler saken om: Hvordan kundekonsulent Carina Gargano i Blomsterringen bruker appen «Leading the Team» fra Contendo for å dokumentere og rapportere fra sitt besøk hos en av sine kunder.
Rosebutikken
Carina Gargano parkerer bilen bak ved vareleveringen hos butikken hun skal besøke. Hun slår av en prat med gamle kolleger. Nå er hun på jobb for en ny arbeidsgiver, Blomsterringen. Dagens oppgave er å organisere blomsteravdelingen hos sin kunde.
Fra gammelt av går butikken under kallenavnet Rosebutikken. Ingen andre steder står rosene for en så stor del av omsetningen av blomster som nettopp i denne butikken. Carina tror det kan ha noe å gjøre med at Vinmonopolet ligger like over gangen, og at området er travelt med mange forretningsfolk.
– Roser og vin er for mange en selvsagt gavekombinasjon, både når man skal på middagsbesøk eller bare skal være hyggelig med noen på hjemmebane, sier hun.
Blomsterringen skal bidra til at alt er som det skal være i blomsteravdelingen i butikken. I dag blir Carina møtt av sin gamle kollega Britt som er ansvarlig for frukt og grønt i butikken. På veg inn i butikken rykker det fortsatt litt i ansvarsfølelsen hos Carina, så hun rydder litt i butikkhyllene på vei gjennom butikken. Et par juicekartonger får en litt ryddigere presentasjon.
(Artikkelen fortsetter under bildet)
Med appen får jeg vist hva jeg bidrar med og kan dokumentere at jobben i butikken tar tid og varierer fra sted til sted og fra
gang til gang, sier Carina Gargano i Blomsterringen.
Dokumenterer besøket med en ny app
Det blir sagt at nordmenn har svart belte i bruk av smarttelefon og apper. Blomsterringen har tatt grep for å utnytte teknologivante ansatte. Før Carina begynner arbeidet tar hun fram den nye appen som brukes til butikkbesøkene. Hun registrerer et nytt besøk på appen, ett av mange hun gjennomfører i løpet av uka – når det begynner og hvor hun er.
Første oppgave er å ta et «før-bilde» av hvordan blomsteravdelingen ser ut når hun kommer. Sammen med Britt går hun gjennom vareutvalget. De diskuterer og blir enige om hva som må flyttes på og endres slik at nye varer får plass. Carina åpner appen igjen og går igjennom sjekklisten sammen med Britt. Sjekklisten brukes for å dokumentere i hvilken grad butikken har orden på vareplasseringen. Er det nok varer, er det riktige varer, har de nok vann osv?
– Dette handler om mer enn at ting skal se ordentlig ut; jeg føler et ansvar for å bidra til å redusere svinnet , som er positivt for både økonomi og miljø, sier Carina.
Rapporterer raskt og direkte til ledelsen
Når sjekklisten er unnagjort snakker Carina inn muntlige notater i appen og tar et «etter-bilde». Hun blir enig med Britt om å komme innom på mandag, blant annet for å følge opp varer som ankom etter at hun var ferdig med sitt besøk.
– Hvordan var oppfølgingen av butikken før du fikk appen?
– Vi hadde en papirbasert sjekkliste som vi fylte ut og sendte inn til administrasjonen. Jeg skal være så ærlig å si at jeg knapt brukte denne de siste årene. Jeg følte det var litt bortkastet tid for alle parter å fylle ut et skjema som ender opp i en ringperm som ingen åpner. Da har ikke dokumentasjonen noen verdi for noen, sier hun.
Bedre for både konsulent og kjede
Carina er svært fornøyd med at ledelsen har gitt henne et moderne og enkelt verktøy for å gjøre jobben sin. Nå har hun ikke lenger noen unnskyldning for å la være å dokumentere besøkene sine. Appen er enkel å bruke, og ti minutter på dokumentasjon og rapportering fra butikkbesøk har nå blitt til ett minutt, noen ganger enda mindre. Og med appen kan Carina både vise hva hun gjør og hvor mye tid jobben tar.
– Appen gir mer kontroll og oversikt for Blomsterringen, men det føles på ingen måte som overvåking. Snarere fører det til at jeg får vist fram hva jeg bidrar med og kan dokumentere at jobben i butikken tar tid og varierer fra sted til sted og fra gang til gang. Samtidig gir det ledelsen i Blomsterringen viktig styringsinformasjon, som kan bli brukt til å utvikle butikker, presentasjon og hvordan hver enkelt av oss jobber.
Carina har alltid tatt masse bilder når hun er ute på besøk. Noen bilder blir sendt inn til Blomsterringen sentralt, andre lastes opp til butikkjeden sine egne lukkede Facebook-sider, og fungerer der som beste praksis-eksempler med innlagte suksesshistorier. Bildene hun nå tar ved hjelp av appen hektes til det aktuelle besøket og er lett å ta frem igjen senere som dokumentasjon eller analyser.
Ledelsen i Blomsterringen får løpende oppdatering på antall besøk, hvilke butikker som er besøkt og kan nå jobbe med forbedringsarbeid og ikke bare se på de økonomiske nøkkeltallene. Carina håper hennes jobb bidrar til at salget øker og kundene blir mer fornøyd.
Les om mer om løsningen og hvordan den ga verdi for Blomsterringen her
Digital modenhet i din organisasjon?
Kunne dine konsulenter blitt mer effektive ved hjelp av et verktøyet som Carina og Blomsterringen benytter? Ta kontakt med Frode Waage på 901 35 019 og avtal en uformell gjennomgang av løsningen eller book et møte på linken under.
Gå gjerne igjennom vår digitale sjekkliste for å kartlegge din modenhet i forhold til å jobbe effektivt i kanalen.
